O kliencie
New Trendy Sp. z o.o. to dynamicznie rozwijający się producent wyposażenia łazienek, który od lat konsekwentnie umacnia swoją pozycję na rynku. Wraz ze wzrostem skali działalności firma dostrzegła potrzebę unowocześnienia narzędzi pracy biurowej i komunikacji wewnętrznej, aby jeszcze lepiej wspierać swoje ambitne cele biznesowe.
Problemy komunikacji i pracy biurowej przed wdrożeniem Microsoft 365
Tak jak w wielu organizacjach produkcyjnych, codzienna praca w New Trendy opierała się na sprawdzonych, ale już nie do końca wystarczających rozwiązaniach – poczcie e-mail, plikach przechowywanych lokalnie czy planowaniu spotkań w arkuszach. W miarę rozwoju firmy pojawiła się potrzeba:
- szybszej i bardziej przejrzystej komunikacji,
- scentralizowanego dostępu do dokumentów,
- lepszego planowania zadań i spotkań między działami,
- wsparcia dla mobilnych i terenowych pracowników,
- oraz zapewnienia wyższego poziomu bezpieczeństwa danych.
Zarząd New Trendy postawił na proaktywne podejście – zamiast łatać poszczególne problemy, firma zdecydowała się na kompleksową modernizację środowiska pracy w oparciu o Microsoft 365.
Cele wdrożenia Microsoft 365 – komunikacja, dokumenty i bezpieczeństwo
Zarząd firmy zdecydował: czas uporządkować cyfrową codzienność pracowników. Cele projektu obejmowały:
- Teams jako serce komunikacji – odejście od e-maili jako głównego kanału.
- SharePoint i OneDrive – centralna baza dokumentów z wersjonowaniem i dostępem z dowolnego miejsca.
- Exchange Online – migracja poczty i kalendarzy, wspólne widoki dostępności.
- Planner – prosty system zadań w modelu Kanban.
- Praca zdalna i mobilna – pełen dostęp do narzędzi z laptopa i smartfona.
- Podniesienie poziomu bezpieczeństwa – MFA, Intune, polityki haseł i DLP.
- Zmiana kultury pracy – od szkolenia w OneNote i Teams, po pierwsze automatyzacje w Power Automate.
Motto projektu:
„Pracujmy tak, jak nasi klienci oczekują – szybko i w pełnym porozumieniu wewnątrz firmy”.
Jak to zrobiliśmy - zakres i przebieg projektu
Partner technologiczny Atteli przeprowadził firmę przez wszystkie etapy migracji:
Licencje i tenant Office 365
Dobrano Microsoft 365 Business Standard i Premium, skonfigurowano Azure AD, utworzono grupy dystrybucyjne i zsynchronizowano domenę newtrendy.pl.
Migracja poczty
Przeniesiono wszystkie skrzynki do Exchange Online, łącznie z kalendarzami i kontaktami. Wdrożenie przeprowadzono weekendami, dział po dziale, aby uniknąć przestojów.
Microsoft Teams
Zbudowano strukturę zespołów („Sprzedaż”, „Serwis/Reklamacje”, „Biuro Zarządu”), wdrożono polityki i wygaszono alternatywne komunikatory.
SharePoint online
Stworzono witryny działowe („Oferty”, „Instrukcje serwisowe”, „Prezentacje marketingowe”), a także główny intranet „NewTrendy Intranet” z procedurami i aktualnościami.
OneDrive
Przekierowano foldery „Pulpit” i „Dokumenty” na OneDrive, aby zapewnić automatyczny backup.
Integracja i SSO
Jednokrotne logowanie do Outlooka, Teams i SharePoint, a także integracja z CRM Dynamics.
Szkolenie i adopcja
Warsztaty praktyczne, instrukcje „Pierwsze kroki z Office 365”, kanał #pomoc-Office365 na Teams, FAQ w intranecie.
Bezpieczeństwo i polityki
MFA, Intune do zarządzania urządzeniami, polityki przechowywania dokumentów i standardy nazewnictwa zespołów w Teams.
Efekty wdrożenia Microsoft 365
- -40% e-maili wewnętrznych – komunikacja przeniosła się do Teams.
- +1 godzina tygodniowo na pracownika – mniej czasu traconego na szukanie informacji (50h tygodniowo w całej firmie).
- Bezpieczna praca zdalna – pełen dostęp do poczty, plików i kalendarza w każdym miejscu.
- Usprawniony onboarding – nowy pracownik od razu widzi historię rozmów, dokumenty działu i poradnik w intranecie.
- Większe bezpieczeństwo IT – przypadek kradzieży laptopa pokazał skuteczność Intune: dane zostały zdalnie usunięte, a pracownik kontynuował pracę bez strat.
- Integracja z CRM – korespondencja i dokumenty automatycznie rejestrowane w Dynamics.
- Zadowolenie pracowników – 82% oceniło wdrożenie pozytywnie, podkreślając łatwiejszy dostęp do informacji i lepszy kontakt ze współpracownikami.
- Podstawa pod AI – wdrożono pierwsze automatyzacje w Power Automate (np. wnioski urlopowe przez SharePoint i Teams). Firma przygotowała się do wykorzystania Copilot i Viva.
Chcesz wiedzieć więcej?
