Labsoft oszczędza 60 godzin tygodniowo dzięki Microsoft 365 i Power Platform
Case Study
Tło projektu
Labsoft to firma specjalizująca się w sprzedaży i serwisie wyposażenia laboratoryjnego. Wraz ze wzrostem skali działalności pojawiła się potrzeba stworzenia nowoczesnego środowiska pracy, które lepiej wspiera codzienną współpracę, elastyczność i bezpieczeństwo danych.
Do tej pory firma korzystała głównie z tradycyjnych narzędzi, takich jak poczta e-mail, lokalne foldery sieciowe czy arkusze Excel. Sprawdzały się one w mniejszych organizacjach, lecz w nowych realiach zaczęły ograniczać efektywność. Pandemia i przejście do pracy hybrydowej jeszcze mocniej uwidoczniły brak scentralizowanych rozwiązań, które pozwalałyby na sprawną komunikację, bezpieczne przechowywanie i udostępnianie dokumentów oraz przejrzyste procesy wewnętrzne.
Cele projektu - Microsoft Teams, SharePoint i Power Platform jako fundament zmian
Kierownictwo Labsoft postawiło sobie za cel zapewnienie pracownikom narzędzi na miarę dużych organizacji, ale dostosowanych do skali i potrzeb firmy.
-
Usprawnienie komunikacji wewnętrznej
Wdrożenie Microsoft Teams jako oficjalnego komunikatora, czatów zespołowych, wideokonferencji i kanałów projektowych. -
Centralizacja dokumentów i współpraca w czasie rzeczywistym
Przeniesienie plików do SharePoint Online i OneDrive, wprowadzenie repozytorium wiedzy, edycji online dokumentów. -
Możliwość pracy zdalnej i mobilnej
Zapewnienie pełnego dostępu do poczty, plików i aplikacji na każdym urządzeniu, szczególnie dla handlowców i serwisantów w terenie. -
Podniesienie bezpieczeństwa IT
MFA, szyfrowanie dysków BitLocker, zdalne zarządzanie urządzeniami w Intune, lepsze filtry antyspam i antyphishing. -
Automatyzacja kluczowych procesów administracyjnych
Stworzenie aplikacji w Power Platform dla obsługi urlopów, zarządzania flotą i postępowań przetargowych.
Zakres wdrożenia Microsoft 365 i Power Platform
Migracja poczty do Microsoft Entra (wcześniej Exchange Online)
Wszystkie skrzynki e-mail przeniesiono do Exchange Online (obecnie Microsoft Entra). Migracja objęła archiwa wiadomości, kalendarze i kontakty. Efekty:
- Poprawa filtracji spamu i phishingu
- Globalna książka adresowa w Outlooku
- Możliwość udostępniania kalendarzy i podglądu dostępności współpracowników
Microsoft Teams jako główne narzędzie komunikacji
Atteli zaprojektowało strukturę Teams:
- Zespoły odpowiadające działom (Handlowy, Serwis, Administracja)
- Ogólnofirmowy zespół „Labsoft – Ogólne” na komunikaty i ogłoszenia
- Kanały projektowe dla przetargów i dużych wdrożeń.
Wszystkim pracownikom zainstalowano Teams na komputerach i telefonach. Cotygodniowe szkolenia online pomogły w szybkim przyjęciu narzędzia.
SharePoint Online – intranet i repozytorium dokumentów
Nowy intranet oparty o SharePoint Online zawiera:
- Stronę główną z aktualnościami i kalendarzem firmowym
- Biblioteki dokumentów dla działów (np. „Oferty i Umowy”, „Protokoły serwisowe”)
- Repozytorium wiedzy z regulaminami, wzorami umów, cennikami, polityką ISO
- Listy SharePoint służące jako bazy dla aplikacji (urlopy, flota, przetargi)
Migracja obejmowała tysiące plików z lokalnych serwerów. Uporządkowano strukturę, usunięto duplikaty i wdrożono wersjonowanie dokumentów.
OneDrive for Business – osobiste pliki i duże dane
Każdy pracownik otrzymał 1 TB w OneDrive for Business:
- Automatyczny backup plików
- Łatwe dzielenie się dużymi danymi (np. zdjęciami produktów dla agencji)
- Eliminacja potrzeby używania WeTransfer i pendrive’ów
Zabezpieczenia – Azure AD i Intune
Wdrożono nowoczesne mechanizmy bezpieczeństwa:
- Logowanie MFA
- Cykliczna zmiana haseł
- Szyfrowanie laptopów BitLocker
- Zarządzanie urządzeniami w Microsoft Intune (zdalne kasowanie danych w razie utraty sprzętu).
Już w pierwszych miesiącach nowe filtry poczty wyłapały próby phishingu, które wcześniej mogłyby zmylić pracowników.
Aplikacje i automatyzacja procesów w Power Platform
Na bazie Power Apps, SharePoint i Power Automate powstały trzy moduły:
- Urlopy – cyfrowy wniosek urlopowy, akceptacja w Teams, automatyczne wpisy do kalendarza „Nieobecności”, widok „Kto dzisiaj jest na urlopie”
- Flota pojazdów – lista samochodów z datami przeglądów i polis, automatyczne powiadomienia e-mail i zadania w Plannerze
- Przetargi – centralny rejestr postępowań z przypomnieniami o kluczowych terminach (zadawanie pytań, składanie ofert, ważność ofert). Powiadomienia wysyłane są e-mailem i przez bota w Teams
Całość została zintegrowana z Microsoft Teams, tak aby pracownicy mieli jedno główne środowisko pracy.
Korzyści z wdrożenia Microsoft 365, Teams, SharePoint i Power Platform
- Liczba wewnętrznych maili spadła o ok. 30%, a sprawy załatwiane są na czacie w Teams w kilka minut zamiast dni
- Pracownicy oszczędzają średnio 1–2 godziny tygodniowo dzięki centralizacji dokumentów.
- Koniec z duplikatami i problemem „która wersja jest właściwa”
- Handlowcy i serwisanci mają dostęp do plików i czatów z telefonu, a wideokonferencje z klientami zastąpiły część długich podróży
- Urlopy są widoczne w przejrzystym kalendarzu, a przeglądy i ubezpieczenia floty realizowane terminowo.
- MFA i BitLocker chronią dane, a nowe filtry skutecznie wyłapują próby phishingu.
- 85% pracowników pozytywnie ocenia zmiany, a pojawiają się oddolne inicjatywy, jak np. lista części serwisowych w intranecie
Podsumowanie
W ciągu kilkunastu miesięcy Labsoft przeszedł drogę od firmy opartej na e-mailach i lokalnych plikach do nowoczesnej organizacji cyfrowej. Wdrożenie Microsoft 365, Microsoft Teams, SharePoint Online i Power Platform usprawniło komunikację, uporządkowało dokumenty, zautomatyzowało procesy administracyjne i stworzyło kulturę cyfrową otwartą na kolejne innowacje.
Jak podsumował prezes Labsoft:
„Technologia pilnuje terminów, a my możemy skupić się na merytoryce.”
Chcesz wiedzieć więcej?
