Dlaczego większość firm zaczyna transformację cyfrową od końca

Kilka dni temu odebrałem telefon od właściciela niewielkiej firmy z branży technicznej. Wcześniej przysłał maila, po którym każdy konsultant odruchowo prostuje się w fotelu — długą, zdyscyplinowaną listę technologii: SharePoint Online, Dataverse, Power Apps, Power Automate, Copilot Studio, agenci AI, elektroniczny obieg dokumentów, analiza dokumentacji, aplikacja mobilna dla ekip w terenie, kontrola wersji, ślad audytowy, role i uprawnienia, podpis elektroniczny, e-Doręczenia. Czytając coś takiego, człowiek automatycznie zakłada, że po drugiej stronie siedzi organizacja z setką pracowników i własnym działem IT. W głowie zaczyna się już układać architektura: Dataverse jako centralna baza, Power Apps jako interfejs, SharePoint na dokumenty, Power Automate na przepływy, a na szczycie tego wszystkiego agenci AI. Klasyczny, duży projekt transformacyjny.

Usiedliśmy następnego dnia rano na Teamsach. Po kilku minutach rozmowy zadałem najprostsze pytanie, jakie w tej sytuacji można zadać: z jakiego Microsoft 365 właściwie dziś korzystają? Po drugiej stronie zapadła cisza, a potem padła odpowiedź, że jeszcze z żadnego. Zapytałem więc, gdzie mają pocztę. Usłyszałem: „Na Onet”. I w tym jednym zdaniu cały misternie budowany w mojej głowie obraz zaczął się rozsypywać. Nie dlatego, że Onecie jest zła — po prostu coś przestało się zgadzać. Trudno rozmawiać o firmowych agentach AI z organizacją, która nie ma jeszcze podstawowego środowiska pracy. To tak, jakby ktoś pytał o samochód autonomiczny, a po chwili okazało się, że na razie porusza się rowerem.

Nie skreśliłem jednak tego pomysłu. Wręcz przeciwnie — zrobiłem się ciekawy, bo właśnie od takich rozmów zwykle zaczyna się coś wartościowego. Poprosiłem, żeby opowiedział mi po prostu, jak w jego firmie przebiega jedno zlecenie od początku do końca. I wtedy usłyszałem historię, która jest znacznie bardziej typowa, niż większość przedsiębiorców chciałaby przyznać.

Zaczyna się od maila. Ktoś go odczytuje, zapisuje załączniki na dysku, część danych przepisuje ręcznie do Excela, a potem przesyła sprawę do jednego z trzech zewnętrznych projektantów. Projektant odsyła dokumentację, którą znów trzeba pobrać, sprawdzić i z której ręcznie przepisuje się dane do urzędowych formularzy — wniosku o zajęcie pasa drogowego, dokumentów odbiorowych, kolejnych pism. Ktoś wpisuje terminy do excelowego kalendarza, ktoś inny wysyła informacje geodecie, jeszcze ktoś przekazuje szczegóły brygadziście. Brygadzista jedzie w teren, robi zdjęcia i wrzuca je na WhatsAppa, skąd po południu ktoś ręcznie zgrywa je do właściwego folderu — o ile pamięta, który folder jest właściwy. Na końcu z tych wszystkich rozproszonych kawałków składa się dokumentację powykonawczą, częściowo kopiując dane, częściowo przepisując, a częściowo po prostu szukając ich po skrzynkach i dyskach. I wszyscy mają nadzieję, że nic po drodze nie zginęło.

Jeżeli prowadzisz firmę, prawdopodobnie właśnie skinąłeś głową. Przez kilkanaście minut słuchałem tej opowieści i nie usłyszałem ani jednego problemu, który naprawdę wymagałby sztucznej inteligencji. Ani jednego. Co nie znaczy, że firma miała małe problemy — miała bardzo poważne. Leżały one jednak w zupełnie innym miejscu, niż wydawało się właścicielowi. On był przekonany, że brakuje mu odpowiedniego systemu i technologii. Ja coraz mocniej nabierałem przekonania, że brakuje mu przede wszystkim porządku. To subtelna, ale fundamentalna różnica.