Klient
Jedno z dużych centrów handlowych zarządzanych przez firmę z branży facility management poszukiwało sposobu na usprawnienie współpracy z najemcami i podniesienie jakości codziennej obsługi operacyjnej.
Nowoczesna obsługa relacji z najemcą
W codziennej pracy zarząd centrum handlowego musiał zarządzać dziesiątkami zapytań od najemców – dotyczących procedur, zgłoszeń, dokumentów czy inicjatyw promocyjnych. Brak scentralizowanego systemu powodował opóźnienia, nieporozumienia i zbędne obciążenie zespołów administracyjnych.
Odpowiedzią było wdrożenie systemu PRM (Partnership Relation Management), czyli cyfrowej „Strefy Najemcy”: platformy online, która umożliwia:
- szybką, dwukierunkową komunikację z najemcami
- elektroniczny obieg dokumentów i materiałów
- rejestrację i zarządzanie udziałem w szkoleniach
- dostęp do procedur, kontaktów i zasobów centrum
Szkolenia z misją - „Uśmiechnięty Klient”
Integralną częścią projektu była akcja „Uśmiechnięty Klient” – cykl bezpłatnych szkoleń dla najemców i ich zespołów z zakresu:
- obsługi klienta,
- visual merchandisingu,
- technik sprzedaży,
- zarządzania sytuacjami trudnymi.
Moduł szkoleniowy systemu umożliwiał pełen samodzielny proces: przeglądanie dostępnych terminów, zapisy online, automatyczne powiadomienia i prowadzenie wewnętrznych dyskusji w grupach szkoleniowych. Po zakończeniu zajęć uczestnicy mogli dzielić się opiniami za pomocą cyfrowych ankiet.
Funkcjonalność dopasowana do realnych potrzeb
Dzięki przemyślanej architekturze i intuicyjnemu interfejsowi, system „Strefa Najemcy” odpowiadał na wszystkie kluczowe potrzeby użytkowników:
- Bezpieczny dostęp tylko dla zweryfikowanych najemców i pracowników
- Kalendarz wydarzeń i szkoleń dostępny z każdego miejsca w systemie
- Grupy dyskusyjne i komunikacja z trenerami wewnątrz modułu szkoleniowego
- Pełna baza wiedzy i dokumentów: wzory druków, regulaminy, dane kontaktowe
- Moduł powiadomień prowadzący użytkownika krok po kroku
- Możliwość budowy społeczności - galerie zdjęć, fora, własne grupy
Efekty wdrożenia
Pełna rejestracja w ciągu tygodnia
100% użytkowników założyło konto w systemie w pierwszym tygodniu od uruchomienia. Większość z nich zapisała się od razu na szkolenia.
Przyspieszenie komunikacji
Zamiast e-maili i telefonów – przejrzysty panel z powiadomieniami i dostępem do materiałów. To znacznie skróciło czas reakcji na zgłoszenia.
Większe zaangażowanie najemców
Szkolenia i dostęp do praktycznych materiałów przekładały się bezpośrednio na lepszą jakość obsługi w sklepach i poprawę wyników sprzedaży.
Lepsze zarządzanie operacyjne
Zespół administracyjny centrum zyskał jedno miejsce do obsługi zgłoszeń, aktualizacji treści i budowania relacji z najemcami.
Podsumowanie
Wdrożenie „Strefy Najemcy” pokazało, że PRM nie musi być zarezerwowany tylko dla dużych korporacji. Dzięki dopasowaniu systemu do specyfiki galerii handlowej, centrum zyskało nie tylko sprawne narzędzie do zarządzania relacjami z najemcami, ale także platformę, która wspiera rozwój ich biznesu. Projekt okazał się praktycznym krokiem w stronę cyfrowej, przyjaznej i partnerskiej współpracy.
Chcesz wiedzieć więcej?
Napisz lub zadzwoń i opowiedz nam o swoich potrzebach. Przedstawimy Ci możliwości rozwiązań Microsoft, potencjalne koszty i plan działań.
