Kompleksowe wdrożenie Dynamics 365 Business Central w dużej firmie produkcyjnej z branży spożywczej
Case Study
Klient
Duży producent żywności z ponad 300 użytkownikami systemu ERP, działający w modelu produkcji własnej i kontraktowej. Firma prowadzi złożoną działalność na terenie całej Polski: od przetwórstwa surowców rolnych, przez produkcję i pakowanie, po eksport gotowych produktów. Operuje kilkoma dużymi zakładami, w tym centralą, przetwórnią oraz magazynami surowców i gotowych produktów.
Produkty są dystrybuowane zarówno w Polsce, jak i na rynkach zagranicznych – między innymi w USA, gdzie obowiązują specyficzne przepisy celne i jakościowe.
Wyzwania przed wdrożeniem
Firma korzystała z autorskiego systemu informatycznego oraz licznych narzędzi zewnętrznych i Excela. Kluczowe problemy:
- Brak integracji procesów: 80% działań operacyjnych odbywało się poza głównym systemem.
- Niski poziom automatyzacji: Procesy produkcyjne, jakościowe, magazynowe były prowadzone ręcznie lub częściowo.
- Brak aktualnych danych: Brak bieżącej informacji o stanach magazynowych, statusie partii i kosztach produkcji.
- Złożoność planowania: Produkcja nie była uzależniona od zamówień, lecz od naturalnego cyklu wzrostu surowców, co wymagało zupełnie innego podejścia do planowania.
- Problemy z raportowaniem: Dane do analiz były przetwarzane w Excelu, co było czasochłonne i podatne na błędy.
Cele i zakres projektu
- Wdrożenie zintegrowanego systemu ERP (Dynamics 365 Business Central) obejmującego finanse, produkcję, logistykę, jakość, sprzedaż i zakup.
- Przeniesienie rozproszonych danych i procesów do jednej platformy.
- Budowa dedykowanej aplikacji mobilnej wspierającej działania na produkcji i w magazynie.
- Umożliwienie bieżącego planowania i monitorowania całego łańcucha dostaw, od surowca po sprzedaż eksportową.
Zakres funkcjonalny i rozwiązania
1. Finanse i kontroling
- Pełna obsługa księgowa – koszty w układzie kont rodzajowych i wydziałowych, rozliczenie VAT, rozbudowana dekretacja magazynów, rozbudowane zestawy wymiarów, sprawozdania, analizy rozrachunków.
- Model rozliczania kosztów produkcji przygotowany we współpracy z zespołem klienta – obejmuje pełne przypisywanie kosztów bezpośrednich i pośrednich (m.in. surowce, wynagrodzenia, logistyka).
- Zamknięcie miesiąca z dokładnym rozliczaniem odchyleń produkcyjnych.
- Integracja z Power BI – codziennie aktualizowane raporty operacyjne i finansowe bazujące na danych z Business Central API.
2. Produkcja i planowanie
- Nietypowy model planowania produkcji – produkcja zależna od dostępności surowca, który rośnie niezależnie od zamówień rynkowych.
- Zarządzanie klasami surowca – różne klasy jakości wpływające na dalsze procesy (np. mrożenie, pakowanie, konserwowanie).
- Wielopoziomowe planowanie MPS/MRP – uwzględniające ograniczenia sprzętowe (linie produkcyjne, remonty) oraz specyficzne wymogi (np. produkcja koszerna).
- Integracja z systemami zewnętrznymi (APS) – m.in. planowanie wizualne z wykorzystaniem Gantta.
3. Logistyka i magazyn
- Obsługa materiałów masowych (np. słomy) – trudnych do precyzyjnego ważenia, przechowywanych luzem na polach.
- Integracja z wagami przemysłowymi i kamerami rejestrującymi dostawy – rejestracja dostaw przez tablice rejestracyjne i automatyczne dokumentowanie w systemie.
- Dedykowana aplikacja mobilna (autorskie rozwiązanie): obsługa produkcji, jakości i logistyki z poziomu kolektorów danych. Funkcje: skanowanie kodów partii i palet, przenoszenie materiałów między magazynami, obsługa statusów partii (np. „zwolnione do produkcji”).
- Obsługa faktur RR dla zakupów od rolników ryczałtowych – automatyzacja wystawiania dokumentów zakupowych po stronie klienta.
4. Jakość i śledzenie partii
- Pełna identyfikowalność partii: każda partia jednoznacznie powiązana z procesem badawczym, z możliwością śledzenia w kontekście wielu dostaw i etapów produkcji.
- Statusy jakościowe partii: tylko partie o odpowiednim statusie mogą być użyte w produkcji lub sprzedaży.
- Pełna identyfikowalność: możliwość cofnięcia się do konkretnej dostawy w przypadku reklamacji lub konieczności wycofania produktu z rynku.
- Zgodność z systemem jakościowym HACCP (jego celem jest zapobieganie i minimalizowanie ryzyka związanego z zanieczyszczeniem żywności.)
5. Sprzedaż i eksport
- Adaptacja procesów sprzedażowych pod rynki zagraniczne (m.in. USA, UE), w tym: uwzględnienie ceł (np. cła antydumpingowe, opłaty eksportowe), dostosowanie opakowań i terminów ważności do wymogów sieci handlowych (np. minimum 75% okresu ważności).
- Integracja z partnerami logistycznymi i systemami transportowymi.
Efekty wdrożenia
- Czas przetwarzania dokumentu rozchodu skrócony z 30 minut do 30 sekund.
- Pełna automatyzacja dokumentów magazynowych i produkcyjnych.
- Zmniejszenie liczby błędów operacyjnych (np. wydania niezatwierdzonych partii).
- Bieżący wgląd w stany magazynowe z uwzględnieniem podziału na partie o określonych statusach (dyskwalifikacja, kwarantanna itd.).
- Umożliwienie elastycznego planowania produkcji i sprzedaży przy zmiennej jakości i ilości surowca, uwzględniając zbilansowanie głównego komponentu z uwagi na jego krótką datę ważności.
- Lepsze raportowanie i planowanie finansowe – pełna kontrola kosztów.
- Większa przejrzystość danych dla działów operacyjnych, logistyki, finansów i zarządu.
Dlaczego ten projekt był wyjątkowy?
Kluczowym wyzwaniem był bardzo rzadki model planowania produkcji oparty nie na zamówieniach, lecz na dostępności surowców, co wymagało niestandardowego podejścia. Dodatkowo, branża spożywcza, w której działa klient, charakteryzuje się rygorystycznymi wymaganiami jakościowymi, porównywalnymi do tych obowiązujących w przemyśle farmaceutycznym.
Samo wdrożenie objęło wiele lokalizacji i zakładów produkcyjnych, a prace trwały łącznie ponad 1400 roboczodni. Zakres integracji był bardzo szeroki – obejmował zarówno przemysłowe wagi, jak i aplikacje mobilne używane przez pracowników operacyjnych. Od pierwszego dnia działania systemu zapewniono wysoką jakość danych oraz pełną automatyzację raportowania, co przełożyło się na szybsze podejmowanie decyzji i lepszą kontrolę nad procesami.
Chcesz wiedzieć więcej?
