Home / Case Studies /
Jak intuicyjny system shadowing usprawnił pomiar czasu pracy w firmie ubezpieczeniowej
Case Study
Klient
Jeden z największych ubezpieczycieli w Polsce, obsługujący miliony klientów indywidualnych i firmowych. Firma prowadzi złożone operacje na styku sprzedaży, obsługi klienta i nowoczesnych technologii.
Jedna firma, wiele ról – jedno narzędzie do badania wszystkich
Nasz klient planował pilotażowe badanie typu shadowing, czyli mierzenie czasu pracy oraz rozkładu obowiązków wśród pracowników różnych działów. Wyzwanie? Przeprowadzić badanie bez zakłócania codziennej pracy i z pełnym dopasowaniem do realnych zadań na różnych stanowiskach.
Zarządzający projektem potrzebowali prostego w obsłudze systemu, któr
- pozwoli dostarczać codzienne, spersonalizowane ankiety dopasowane do konkretnych ról,
- zminimalizuje czas ich wypełniania (maksymalnie kilkanaście kliknięć),
- automatycznie przypomni o brakujących odpowiedziach i przekaże informacje do odpowiednich przełożonych.
W odpowiedzi powstał elastyczny i skalowalny system shadowing Głównym celem było jedno: zebrać dokładne dane bez zakłócania rytmu pracy zespołów.
Rozwiązanie, które działa od pierwszego kliknięcia
Zespół projektowy stworzył intuicyjny system, który szybko zaadaptowali nawet mniej techniczni użytkownicy. Kluczowe funkcje:
- Elastyczna struktura organizacyjna - każdy użytkownik widział tylko te procesy i działania, które dotyczyły jego stanowiska.
- Dynamiczne ankiety - formularze dostosowywały się do roli pracownika, z możliwością rozwijania ich o dodatkowe pytania.
- Automatyczne powiadomienia i eskalacje - przypomnienia e-mailowe i alerty systemowe trafiały do pracowników i menedżerów.
- Wbudowany proces akceptacji i korekt - przełożeni mogli zatwierdzać, odrzucać lub kierować ankiety do poprawy.
- Normy i tolerancje czasu pracy - umożliwiały kontrolę jakości i spójności danych.
- Raporty gotowe do analizy - dane były przygotowane w formacie dopasowanym do oczekiwań analityków po stronie klienta.
Rezultaty wdrożenia
Szybka adaptacja
Pracownicy intuicyjnie przystąpili do pracy w systemie, bez potrzeby dodatkowych szkoleń.
Porządek zamiast chaosu
System przypisywał konkretne procesy do konkretnych ról, co zwiększyło jakość zbieranych danych.
Decyzje oparte na danych
Raporty umożliwiły szybkie wyciąganie wniosków i podejmowanie trafnych decyzji zarządczych.
Minimalne obciążenie pracowników
Ograniczona liczba kroków i prosty interfejs sprawiły, że narzędzie nie przeszkadzało w codziennych obowiązkach.
Większa kontrola bez dodatkowej pracy
Menedżerowie na bieżąco widzieli, kto wypełnił ankietę, a kto nie – bez potrzeby ręcznego nadzoru.
Elastyczność w działaniu
Zmieniające się potrzeby? Żaden problem – system umożliwiał modyfikację formularzy i struktury w locie.
Podsumowanie
System do badania czasu pracy typu shadowing udowodnił, że nawet złożony proces może zostać uproszczony, jeśli dobrze rozumie się potrzeby organizacji i użytkowników końcowych. Wdrożenie przyniosło nie tylko lepsze dane, ale też większą efektywność operacyjną – bez zbędnego wysiłku po stronie pracowników.
Chcesz wiedzieć więcej?
Napisz lub zadzwoń i opowiedz nam o swoich potrzebach. Przedstawimy Ci możliwości rozwiązań Microsoft, potencjalne koszty i plan działań.
