Home / Case Studies /
Elastyczność w standardzie – jak Dynamics 365 pomaga hotelom reagować na potrzeby grup przyjazdowych
Case Study
Klient
Laris Hotels Group to prężnie rozwijająca się sieć hoteli zlokalizowanych w Krakowie. Od 2005 roku zarządza obiektami o standardzie od dwu- do czterogwiazdkowego, oferując kompleksowe usługi zakwaterowania, wyżywienia oraz obsługi operacyjnej. Zespół liczący ponad 250 osób pozwala firmie działać sprawnie w bardzo konkurencyjnym sektorze turystyki miejskiej.
Nie ma dwóch takich samych rezerwacji
W obliczu dynamicznie rozwijającego się rynku turystycznego i stale rosnącej liczby zapytań grupowych od tour operatorów, Laris Hotels Group potrzebował narzędzia, które pozwoliłoby sprawnie zarządzać rezerwacjami dla grup zorganizowanych – często liczących 20 osób lub więcej, z różnymi wymaganiami dotyczącymi liczby pokoi, opcji wyżywienia i dodatkowych usług (takich jak transport czy wycieczki po mieście).
Każde zapytanie od tour operatora wymagało szybkiej, spersonalizowanej i elastycznej odpowiedzi – często z wieloma wariantami oferty, opartymi o dostępność w różnych hotelach i różne konfiguracje usług. Kluczowe stało się więc efektywne zarządzanie całym procesem ofertowania i eliminacja ryzyka utraty szans sprzedażowych.
Lead nie może czekać – system, który reaguje od razu
Automatyczne rejestrowanie zapytań
Każde zapytanie przychodzące na skrzynkę mailową było automatycznie konwertowane na lead w CRM, dzięki czemu żadne zapytanie nie ginęło, a pracownicy mogli zespołowo nad nim pracować.
Zarządzanie ofertami i ich wariantami
CRM umożliwił przygotowanie wielu wersji oferty dla jednej grupy. Oferty różniły się np. lokalizacją (różne hotele), zakresem usług (pełne lub niepełne wyżywienie, opcje transportu, dodatkowe atrakcje), a także dostępnością pokoi w różnych konfiguracjach.
Szablony ofert w różnych językach i walutach
Dla każdego hotelu stworzono graficzne szablony ofert, dostępne w wielu językach. Ponieważ Dynamics 365 nie oferuje domyślnej obsługi wielojęzycznych dokumentów ofertowych, wdrożono niestandardowe rozwiązanie, które umożliwiało dynamiczne podstawianie treści w odpowiednim języku i walucie, w tym danych płatniczych i warunków anulacji.
Personalizacja i elastyczność
Dzięki rozbudowanej bazie „produktów” (czyli konkretnych usług świadczonych przez dany hotel), zespół mógł łatwo komponować różne warianty oferty. System pozwalał śledzić, która wersja została przedstawiona danemu klientowi, co minimalizowało ryzyko błędów i powielania ofert
Korzyści biznesowe
Zwiększona efektywność
Automatyzacja wprowadzania leadów i centralne zarządzanie zapytaniami skróciło czas odpowiedzi na zapytania grupowe i umożliwiło pracę wielu osób nad jednym przypadkiem.
Lepsze dopasowanie do potrzeb rynku
Dzięki elastyczności w komponowaniu ofert zespół mógł szybko reagować na zmieniające się warunki – np. dostosowywać oferty do poziomu obłożenia w poszczególnych hotelach czy aktualnej sytuacji na rynku turystycznym.
Wyższy wskaźnik konwersji ofert
Prezentowanie kilku spersonalizowanych wariantów zwiększyło szanse na rezerwację – klienci (tour operatorzy) otrzymywali precyzyjnie dopasowaną propozycję i mogli szybko podjąć decyzję.
Usprawniona współpraca zespołowa
Centralna baza danych pozwoliła na przejrzyste śledzenie statusu zapytań, ofert i decyzji klientów, co ułatwiło codzienną współpracę między działami.
Podsumowanie
Wdrożenie systemu CRM w Laris Hotels Group nie miało na celu klasycznego pozyskiwania nowych klientów, lecz optymalizację współpracy z istniejącymi partnerami – głównie tour operatorami. Dzięki dopasowaniu systemu do specyfiki branży, firma uzyskała pełną kontrolę nad procesem obsługi zapytań grupowych, zwiększyła efektywność operacyjną i umocniła swoją pozycję jako zaufany partner na krakowskim rynku hotelarskim.
Chcesz wiedzieć więcej?
Napisz lub zadzwoń i opowiedz nam o swoich potrzebach. Przedstawimy Ci możliwości rozwiązań Microsoft, potencjalne koszty i plan działań.
