System zgłoszeń kosztowych (Cost Request System) dla zespołów marketingu i sprzedaży
Klient:ALTATERRA KFT.
Altaterra jest częścią Grupy VELUX, poza tym działa jako autonomiczna jednostka. Posiada ponad 35 marek prywatnych i dostarcza okna dachowe w 29 krajach.
Cel wdrożenia
Głównym zadaniem było zbudowanie narzędzia informatycznego, które umożliwiłoby działom efektywny przepływ informacji. Narzędzie to miało zautomatyzować sposób zgłaszania i akceptacji kosztów z budżetu marketingowego przez zespoły sprzedaży i marketingu oraz sposób obsługi wniosków przez działy Customer Support, Logistics i Finance.
System zapytań o koszty jest niezbędnym narzędziem dla zespołów marketingowych i sprzedażowych do efektywnego zarządzania wydatkami. Zapewnia lepszą kontrolę finansową i pomaga usprawnić cały proces budżetowania poprzez umożliwienie członkom zespołu śledzenia kosztów, zatwierdzania wydatków oraz wnioskowania o alokację budżetu dla 35 marek w 29 krajach.
Funkcjonalności i użyte technologie
Usprawniony proces zarządzania kosztami System wniosków o koszty zapewnia scentralizowaną platformę, na której członkowie zespołu ds. marketingu i sprzedaży mogą łatwo przesyłać swoje wnioski o wydatki. Eliminuje to potrzebę ręcznej dokumentacji lub komunikacji mailowej.
Zautomatyzowany proces zatwierdzania System zarządzania kosztami automatyzuje proces zatwierdzania, zapewniając kierowanie żądań do odpowiednich interesariuszy w celu ich przeglądu i akceptacji. Reguły przepływu pracy można konfigurować w oparciu o z góry określone kryteria, takie jak progi wydatków lub wyznaczeni zatwierdzający.
Śledzenie kosztów w czasie rzeczywistym Narzędzie zapewnia kompleksowy pulpit nawigacyjny, który wyświetla zatwierdzone wydatki, pozostały budżet i trendy wydatków. Członkowie zespołu mogą monitorować swoje wydatki i odpowiednio dostosowywać strategie w celu optymalizacji alokacji zasobów.
Integracja z systemami finansowymi Aplikacja integruje się z istniejącymi systemem finansowym (ERP). Ta integracja pozwala na bezproblemowe przesyłanie danych, eliminując ręczne wprowadzanie i zmniejszając ryzyko błędów.
Analityka i raportowanie System, zapewnia cenny wgląd we wzorce i trendy wydatków. Menedżerowie ds. marketingu i sprzedaży mogą generować niestandardowe raporty w celu analizy wydatków według projektu, kampanii lub członka zespołu, rynku czy marki.
Współpraca i komunikacja System sprzyja przejrzystości, zmniejsza nieporozumienia i promuje odpowiedzialność w zespołach.
Technologia System zbudowany został w oparciu o technologię Microsoft Power Platform.
Ocena efektów i realizacji projektu
Dzięki wdrożeniu, znacząco uproszczony został proces obiegu informacji i akceptacji. Wiele działań zostało zautomatyzowanych, a zmiana cech w systemie ERP natychmiast odwzorowuje się w aplikacji. Dane wyjściowe do raportów są jeszcze dokładniejsze i odświeżane w czasie rzeczywistym.
Znalezienie pomostu między językiem biznesowym a informatycznym stanowiło duże wyzwanie. Atteli wspierało nas w zrozumieniu, co kryje się za technicznymi określeniami i jak działa kod. Maksymalnie dostosowali narzędzia do naszych potrzeb. Pomimo pewnych korporacyjnych wyzwań testy przebiegły pomyślnie, a wszystkie problemy zostały rozwiązane. Elastyczność i zwinność oraz otwartość inżynierów Atteli na nasze uwagi była imponująca – Przedstawiciel klienta.
