Co zatem zrobić, aby aplikacje biznesowe miały sens? Przede wszystkim musimy wykraczać poza samą techniczną stronę projektu i zgodność z ustalonym procesem. Kluczowe jest wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za skuteczną komunikację systemu do pracowników. Ważne jest także odejście od przestarzałych metod, takich jak arkusze Excel czy pliki PDF. Projektując nową aplikację, nie możemy zapominać o potrzebach użytkowników i regularnej komunikacji z nimi. Stawiając na intuicyjność i prostotę, unikniemy przeciążenia poznawczego.
Home /
UX Writing, poznawcze obciążenie i co to ma wspólnego z IT i apkami na Power Platform?
Jacek Szafader 5 kwietnia, 2024 Czytasz:
UX Writing, poznawcze obciążenie i co to ma wspólnego z IT i apkami na Power Platform?
Podczas tworzenia aplikacji przez firmy IT, ich głównym priorytetem staje się opracowanie architektury rozwiązania, uwzględnienie najnowszych technologii oraz zapewnianie wysokiego poziomu bezpieczeństwa. Te aspekty są kluczowe z punktu widzenia profesjonalnych inżynierów.
W trakcie budowy aplikacji biznesowych, niezależnie czy wykorzystujemy Power Platform czy też inny framework, często pomijany jest kluczowy element komunikacji z użytkownikami. Tego w jaki sposób dana apka „komunikuje” to użytkownika. Przeważnie zakładamy, że struktura aplikacji, oparta na znanych użytkownikom tabelach i procesach, będzie intuicyjna dla wszystkich pracowników, np w przypadku, kiedy aplikacja jest jedynie przeniesieniem znanego arkusza Excel, który był używany przez całą firmę. Czegoś z czym wszyscy czuli się komfortowo. Jednak przeniesienie tych procesów na dedykowaną aplikację biznesową może wiązać się z pewnymi wyzwaniami i ryzykiem.
W trakcie tworzenia aplikacji, przenosimy nasze tradycyjne procesy biznesowe z arkuszy Excela czy łańcuszków emailowych – które stanowią swoisty, wypracowany kulturą organizacyjną proces – na bardziej zaawansowane, interaktywne i zautomatyzowane platformy. Niestety, często w tym procesie tracimy dla naszych pracowników kontekst, który mieli wcześniej, który bardzo różnie ukrywał się w tych emailach, plikach xls itp. Dotychczasowe narzędzia umożliwiały dyskusje i łatwą komunikację według jakiś, ustalonych i znanych wszystkim zasad, podczas gdy nowe aplikacje często ograniczają interakcje do prostych tabel i klikania w określone statusy. Nie pozwalają na komentarz, na przesunięcie, mrugnięcie okiem w komórce obok. To sprawia, że nawet doświadczeni pracownicy mogą czuć się zagubieni, a nowi mają trudności z dostosowaniem się do nowego sposobu pracy. Jeśli nie zadbamy o odpowiednią komunikację, możemy narazić naszych pracowników na frustracje, obniżyć wydajność pracy oraz zniechęcić ich do korzystania z nowego systemu. Dodatkowo, niewłaściwe wdrożenie może przyczynić się do obciążenia poznawczego, co może ograniczyć zdolność do efektywnego przetwarzania informacji.
Czym jest obciążenie poznawcze?
Według teorii, w sytuacjach pozycyjnych, poziom poznawczego obciążenia może się różnić w zależności od trudności zadania. W rezultacie zadanie wymagające intensywnej koncentracji, analizy i rozwiązania problemu, może generować większe obciążenie poznawcze niż zadanie o niższym stopniu trudności. Badania nad poznawczym obciążeniem pozwalają na lepsze zrozumienie, w jaki sposób ludzki umysł radzi sobie z różnymi wyzwaniami oraz jakie mechanizmy są zaangażowane w przetwarzanie informacji, poprawę jakości działań oraz efektywność podejmowanych decyzji, wszystko to pod wpływem różnych poziomów obciążenia poznawczego.
Jak unikać obciążenia poznawczego, co zrobić, aby aplikacje biznesowe miały sens?
Podczas budowy aplikacji nie możemy ograniczać się jedynie do technicznych aspektów, takich jak procesy, pola danych czy uprawnienia. Musimy przede wszystkim myśleć o użytkowniku tej aplikacji – pracowniku, który będzie z nią pracował. Musi mieć pewność, że informacje prezentowane w aplikacji są jednoznaczne i spójne z rzeczywistością. Dlatego priorytetem jest zapewnienie, że wszystkie elementy interfejsu użytkownika są łatwe do zinterpretowania i komunikują się z użytkownikiem w intuicyjny sposób.
Oprócz inżynierów i managerów projektu, istotnym elementem udanego wdrożenia jest obecność UX Writera. Osoba wykazująca się wyższymi umiejętnościami redakcyjnymi ma za zadanie zapewnić spójność, klarowność i zrozumiałość w interfejsie użytkownika. Świadomość roli, jaką pełni jest kluczowa, gdyż współpracuje zarówno z zespołem technicznym, jak i biznesowym. Często jest to ktoś, kto rekrutuje się spośród zespołu projektowego czy wdrożeniowego, ale kluczowe jest, żaby tę rolę ktoś pełnił, był jej świadomy, a inne „pomocne” osoby z nią nie dyskutowały i nie podważały jej decyzji.
Znaczenie słów i spójność
Jeśli zapytamy pracowników firmy o znaczenie konkretnego słowa lub statusu w procesie, a nie będą oni mieli pełnego kontekstu, szybko zauważymy, że każda osoba będzie miała inne rozumienie tego terminu. To oznacza, że interpretacja jest subiektywna, co prowadzi do braku jednoznaczności. Na przykład, status „on hold” może być różnie pojmowany i nie zawsze odzwierciedli to, co jako organizacja zamierzamy przekazać.
W arkuszach Excel, pełniących funkcje aplikacji i procesu biznesowego, zdarza się, że te same elementy są różnie nazywane na różnych arkuszach. To wynika z faktu, że takie pliki rozwijane są stopniowo, a każda nowa osoba dodaje nowe funkcje według potrzeb i preferencji. Innym razem twórca aplikacji, którą właśnie budujemy użył innego terminu, bo lepiej pasowało do kontekstu, albo „było krócej”. W efekcie pojawia się nadmiar informacji i definicji, często sprzecznych, co może prowadzić do braku efektywności.
Prostota i definiowanie
Kiedy budujemy aplikację biznesową, podstawą są dla nas diagramy przepływu, działania, odpowiedzialności. Często przygotowana przez wynajętych specjalistów, spisane, traktowane jak relikwie. Czy warto kierować się wyłącznie nazwami z diagramu procesu zatwierdzonego przez zarząd? Czy istnieje ryzyko, że terminy te nie będą rozumiane jednoznacznie przez wszystkich? Bardzo prawdopodobne. Kiedy grupa pracowników wychodzi do kantyny, rzadko woła „uruchamiamy proces wyjęcia na lunch, zgodnie z diagramem przesuwamy zasoby ludzkie do pomieszczeń kantyny za pomocą korytarzy i win, przewidywany czas na proces 30 minut”. Raczej ktoś krzyczy „idziemy jeść” a wszyscy wiedzą o jaki proces chodzi i jakie są jego kolejne kroki.
Jak zatem podejść do tego problemu i jak nie zapędzić się w teoretyzowanie?
Zrób warsztaty, które pokażą Ci:
- Czy zespół ma jednolite rozumienie terminologii, czy istnieją różnice w interpretacji?
- Czy hasła takie jak nazwy statusów, nazwy pól są zwięzłe, ale zarazem jednoznaczne?
- Czy nazwy są takie same dla każdego pracownika i w każdym kontekście, czy występują różnice w nazewnictwie?
- Czy język jest prosty i uniwersalny?
- Czy użyty czas i forma są spójna (np. zawsze stosujemy formę czasownika dokonaną albo niedokonaną i do dla nas coś znaczy)
- Jaki język dominuje w naszej komunikacji – ojczysty czy obcy?
- Czy posiadamy dostępne zasoby takie jak słownik, pomoc online czy instrukcje użytkowania?
Jeżeli w naszym zespole występują różnice w interpretacji terminów, warto kontynuować dyskusję i opracować indywidualne rozwiązanie:
- Trzymajmy się jednego języka, unikając mieszania języka ojczystego z angielskim lub innym.
- Ustalmy jedną formę językową: czy termin „statusy” odnosi się do czegoś zakończonego, jak „sprawdzony”, czy też do czynności aktualnie wykonywalnej, jak „sprawdzanie” w procesie kontroli.
- Stosujmy potoczny język i znaczenie słów, by uniknąć niepotrzebnych reinterpretacji rzeczywistości i zapewnić, że kod językowy jest wspólny dla nadawcy i odbiorcy.