Dynamics 365 Sales jest doskonałym rozwiązaniem wspierającym proces sprzedaży, jednak Microsoft jako jego twórca, nie przewidział wszystkich możliwych scenariuszy pracy organizacji – byłoby to wręcz niemożliwe. W zamian, dostarcza nam wiele narzędzi, dzięki którym możemy rozbudowywać rozwiązania, dostosowując je do potrzeb klientów lub rozszerzać o inne moduły i narzędzia z rodziny Microsoft bez konieczności złożonych integracji.  

Przykładowe wymagania: 

  • Firma prowadzi sprzedaż produktów w różnych wersjach, które mają odmienny schemat rozliczania przychodu w czasie, np. jednokrotny, w transzach itp.  
  • Działalność polega na opracowaniu szczegółowych raportów związanych z przewidywanym przychodem w przyszłych okresach, bazując na szansach sprzedażowych i ich prawdopodobieństwie. 
  • Analizuje również zmienność zaangażowania, prawdopodobieństwa i wartości szans sprzedażowych z tygodnia na tydzień. 
  • Te zmiany oraz towarzyszące im wartości powinny być łatwo prezentowane decydentom. 

Problem do rozwiązania: 

  • Dynamics 365 Sales nie posiada natywnej funkcji snapshotu danych na dany moment. Oznacza to, że nie można w prosty sposób generować cyklicznych raportów, które porównują aktualną sytuację z danego dnia z sytuacją z poprzedniego tygodnia.  
  • Częściowo sytuację rozwiązują Forecasty, jednak mają swoje ograniczenia – obejmują jedynie wskazany okres wstecz i nie uwzględniają całego zbioru danych. Nie pozostawiają dowolności w doborze danych, co jest konieczne w tym przypadku.  

Rozwiązanie: 

  • Wspólnie z klientem określono dane i wartości, które mają podlegać porównaniu. Obejmują one pola liczbowe, wartościowe, opcje oraz relacje do firm, osób odpowiedzialnych za sprzedaż oraz wsparcie sprzedaży itp. 
  • Zbudowano FLOW, który w określonych momentach – w tym wypadku raz w tygodniu – pobiera aktualny stan danych, buduje plik CSV i zapisuje go w wybranym folderze na Sharepoint z odpowiednią datą. W ten sposób powstaje automatyczny snapshot potrzebnych danych. 
  • Raport BI, który korzysta na żywo z danych z Dynamics 365 Sales, odczytuje dane z pliku po określeniu zakresu dat. Nazwy plików są dekodowane jako wskazówki dotyczące daty stanu danych w snapshocie oraz zawartych w nim danych. 
  • Połączone dane są wyświetlane jako przyjazny wykres zmian dla szans sprzedaży w zestawieniu tydzień do tygodnia, który nie wymaga wiedzy na temat źródła pochodzenia danych.  

Istotne Korzyści Aplikacji: 

Czas przygotowania całego środowiska i rozwiązania liczony jest w godzinach, a nie dniach czy miesiącach.

  • Dzięki spójnemu, wewnętrznie zintegrowanemu środowisku Microsoft, rozwiązanie nie wymaga dodatkowej integracji ani korzystania z API. 
  • Korzystając z rozwiązań no-code, low-code, nie napisano ani jednej linijki kodu.  
  • Modyfikacja rozwiązania jest stosunkowo łatwa i szybka. Jeśli Biznes zdecyduje się dodać nowe pola w CRM, odwzorowanie ich w raportach będzie proste i nie będzie wymagało dużego nakładu czasu.
  • Dostęp do zagregowanych danych zarządzany jest z poziomu dostępu do raportu w Power BI.  

Wykorzystane narzędzia: 

  • Microsoft Power Platform – do tworzenia aplikacji „low-code” umożliwia szybkie i efektywne opracowywanie programów, jednocześnie zapewniając łatwy dostęp do kluczowych informacji biznesowych. 
    • Cloud Flow, uruchamia się zgodnie z harmonogramem, pobierając dane z systemu CRM i zapisując je w odpowiednio zdefiniowanej strukturze pliku CSV na Sharepoint. To stanowi kolejne źródło danych do raportu Power BI, które jest automatycznie aktualizowane oraz uwzględniane przy cotygodniowym generowaniu raportu. 
    • Microsoft Power BI do zaprezentowania interaktywnego raportu 
  • Microsoft Sharepoint – do przechowywania danych/snapshotów i pobierania ich do raportu Power BI 
  • Microsoft Dynamics 365 Sales jako główne źródło danych i zdarzeń. 

Bezpieczeństwo w Pakiecie: 

Centralne Ustawienia Administracyjne w Chmurze Microsoft: 

  • Wszystkie aspekty związane z użytkownikami i ich rolami są skonfigurowane poprzez ustawienia administracyjne w chmurze Microsoft. 
  • Dzięki temu podejściu, zarządzanie bezpieczeństwem jest scentralizowane, co zwiększa skuteczność i ułatwia utrzymanie zgodności z normami bezpieczeństwa. 

 Ostatecznym rezultatem tego podejścia jest zapewnienie pełnego bezpieczeństwa danych oraz procesów, co umożliwia organizacjom skupienie się na efektywnej pracy, jednocześnie zapewniając pewność co do odpowiedniego zabezpieczenia ich informacji.