Śledzenie postępu sprzedaży na podstawie zestawienia szans sprzedaży tydzień do tygodnia. Weekly Snapshot Report on Potential Sales
Jacek Szafader 28 marca, 2024 Czytasz:
Śledzenie postępu sprzedaży na podstawie zestawienia szans sprzedaży tydzień do tygodnia. Weekly Snapshot Report on Potential Sales
Dynamics 365 Sales jest doskonałym rozwiązaniem wspierającym proces sprzedaży, jednak Microsoft jako jego twórca, nie przewidział wszystkich możliwych scenariuszy pracy organizacji – byłoby to wręcz niemożliwe. W zamian, dostarcza nam wiele narzędzi, dzięki którym możemy rozbudowywać rozwiązania, dostosowując je do potrzeb klientów lub rozszerzać o inne moduły i narzędzia z rodziny Microsoft bez konieczności złożonych integracji.
Przykładowe wymagania:
- Firma prowadzi sprzedaż produktów w różnych wersjach, które mają odmienny schemat rozliczania przychodu w czasie, np. jednokrotny, w transzach itp.
- Działalność polega na opracowaniu szczegółowych raportów związanych z przewidywanym przychodem w przyszłych okresach, bazując na szansach sprzedażowych i ich prawdopodobieństwie.
- Analizuje również zmienność zaangażowania, prawdopodobieństwa i wartości szans sprzedażowych z tygodnia na tydzień.
- Te zmiany oraz towarzyszące im wartości powinny być łatwo prezentowane decydentom.
Problem do rozwiązania:
- Dynamics 365 Sales nie posiada natywnej funkcji snapshotu danych na dany moment. Oznacza to, że nie można w prosty sposób generować cyklicznych raportów, które porównują aktualną sytuację z danego dnia z sytuacją z poprzedniego tygodnia.
- Częściowo sytuację rozwiązują Forecasty, jednak mają swoje ograniczenia – obejmują jedynie wskazany okres wstecz i nie uwzględniają całego zbioru danych. Nie pozostawiają dowolności w doborze danych, co jest konieczne w tym przypadku.
Rozwiązanie:
- Wspólnie z klientem określono dane i wartości, które mają podlegać porównaniu. Obejmują one pola liczbowe, wartościowe, opcje oraz relacje do firm, osób odpowiedzialnych za sprzedaż oraz wsparcie sprzedaży itp.
- Zbudowano FLOW, który w określonych momentach – w tym wypadku raz w tygodniu – pobiera aktualny stan danych, buduje plik CSV i zapisuje go w wybranym folderze na Sharepoint z odpowiednią datą. W ten sposób powstaje automatyczny snapshot potrzebnych danych.
- Raport BI, który korzysta na żywo z danych z Dynamics 365 Sales, odczytuje dane z pliku po określeniu zakresu dat. Nazwy plików są dekodowane jako wskazówki dotyczące daty stanu danych w snapshocie oraz zawartych w nim danych.
- Połączone dane są wyświetlane jako przyjazny wykres zmian dla szans sprzedaży w zestawieniu tydzień do tygodnia, który nie wymaga wiedzy na temat źródła pochodzenia danych.
Istotne Korzyści Aplikacji:
Czas przygotowania całego środowiska i rozwiązania liczony jest w godzinach, a nie dniach czy miesiącach.
- Dzięki spójnemu, wewnętrznie zintegrowanemu środowisku Microsoft, rozwiązanie nie wymaga dodatkowej integracji ani korzystania z API.
- Korzystając z rozwiązań no-code, low-code, nie napisano ani jednej linijki kodu.
- Modyfikacja rozwiązania jest stosunkowo łatwa i szybka. Jeśli Biznes zdecyduje się dodać nowe pola w CRM, odwzorowanie ich w raportach będzie proste i nie będzie wymagało dużego nakładu czasu.
- Dostęp do zagregowanych danych zarządzany jest z poziomu dostępu do raportu w Power BI.
Wykorzystane narzędzia:
- Microsoft Power Platform – do tworzenia aplikacji „low-code” umożliwia szybkie i efektywne opracowywanie programów, jednocześnie zapewniając łatwy dostęp do kluczowych informacji biznesowych.
- Cloud Flow, uruchamia się zgodnie z harmonogramem, pobierając dane z systemu CRM i zapisując je w odpowiednio zdefiniowanej strukturze pliku CSV na Sharepoint. To stanowi kolejne źródło danych do raportu Power BI, które jest automatycznie aktualizowane oraz uwzględniane przy cotygodniowym generowaniu raportu.
- Microsoft Power BI do zaprezentowania interaktywnego raportu
- Microsoft Sharepoint – do przechowywania danych/snapshotów i pobierania ich do raportu Power BI
- Microsoft Dynamics 365 Sales jako główne źródło danych i zdarzeń.
Bezpieczeństwo w Pakiecie:
Centralne Ustawienia Administracyjne w Chmurze Microsoft:
- Wszystkie aspekty związane z użytkownikami i ich rolami są skonfigurowane poprzez ustawienia administracyjne w chmurze Microsoft.
- Dzięki temu podejściu, zarządzanie bezpieczeństwem jest scentralizowane, co zwiększa skuteczność i ułatwia utrzymanie zgodności z normami bezpieczeństwa.
Ostatecznym rezultatem tego podejścia jest zapewnienie pełnego bezpieczeństwa danych oraz procesów, co umożliwia organizacjom skupienie się na efektywnej pracy, jednocześnie zapewniając pewność co do odpowiedniego zabezpieczenia ich informacji.