Półśrodki w IT, czyli jak wybrać odpowiednią aplikacje do obsługi procesów biznesowych

Jacek Szafader Jacek Szafader 29 stycznia, 2024

Unikalne potrzeby i wyobrażania

Wyobraźmy sobie sytuację, z którą spotykają się konsultanci z firmy takiej jak Atteli: Klient omawia pewien proces, który nie jest prosty, ale także nie jest nadmiernie skomplikowany. Chciałby, aby był on wspierany przez aplikację. Sygnalizuje, że w tym procesie uczestniczy wiele osób, istnieje kilka podprocesów. Zaznacza, że dane zapisywane w poszczególnych rekordach przez różne osoby nie powinny być jawne ze względów bezpieczeństwa. Dodatkowo, zwraca szczególną uwagę na konieczność ograniczenia dostępu do tych danych, aby skutecznie zabezpieczyć firmę przed potencjalnymi zagrożeniami ze strony nieuczciwych użytkowników.

Samodzielne testowanie rzeczywistości z reklam

Klient rozumie, że musi szczegółowo przedstawić ten proces, biorąc pod uwagę niestandardowy charakter działalności jego firmy. Ponieważ klient posiada dokument określający role, obowiązki i uczestników procesu, jest przekonany, że teraz musi dokonać właściwego wyboru spośród dostępnych rozwiązań. Rynek oferuje mnóstwo aplikacji wspomagających procesy, takie jak Wrike, Basecamp, Airtable, Notion, ClickUp, Smartsheet, Todoist, Slack, Trello, Asana, Teamwork, Monday.com, MeisterTask, Redbooth, Freedcamp, Workzone, Hive, Samepage, TeamGantt.
Jeśli klient jest obeznany z technologią, rozpoczyna testowanie różnych rozwiązań. Jeśli pełni on również rolę sponsora analizuje koszty, zakłada konta testowe, wdraża rozwiązania czy przeprowadza próby użycia. Ten proces jest czasochłonny i generuje dodatkowe koszty, ponieważ firma mająca realne potrzeby oczekuje na efekty, podczas gdy klient traci czas na próby i błędy.

Wskazówki

  • Wynajmij doradcę, który posiada wszechstronną wiedzę dostępnych aplikacji oraz autorytatywnie wskaże najbardziej adekwatne rozwiązanie, bazując na Twojej dokumentacji procesu
  • Bądź elastyczny i otwarty na kompromisy – niewielka zmiana procesu czy struktury zespołu może okazać się prostszym rozwiązaniem niż modyfikacji istniejącej aplikacji.
  • Miej szerokie spojrzenie – nie tylko na konkretny proces, ale również na perspektywę długoterminową.
    Preferuj rozwiązania modułowe – umożliwiające rozbudowę, z elastycznym modelem opłat za korzystanie z konkretnych funkcji.
  • Unikaj rozwiązań narzucających konkretne filozofie czy sposoby działania – mogą one utrudniać dostosowania i modyfikacje
  • Sprawdź możliwości zarządzania uprawnieniami dostępu do danych – ocen, jak skutecznie można kontrolować dostęp do danych, ponieważ istnieją sytuacje, w których nie każda osoba powinna mieć pełny dostęp do wszystkich informacji
  • Pamiętaj o zasadzie rozwiązań tymczasowych – czasami prosta, chwilowa aplikacja może spełnić swoje zadanie na dłuższą metę
  • Bądź otwarty na inicjatywy zespołu – czasami pracownicy posiadają wartościowe sugestie dotyczące usprawnień, nawet jeśli nie są od razu zauważalne
  •  Zastanów się w jakim ekosystemie już funkcjonujesz – rozważ opcje wewnętrzne, zanim rozpoczniesz poszukiwania zewnętrznych rozwiązań

Sprawdzone rozwiązania, które działają

Z perspektywy ekosystemu Microsoft, Power Platform ze swoim low-code, no-code i tak zwanymi Power Apps. stanowi jednoznaczny wybór do obsługi większości procesów biznesowych. Pełna integracja z identyfikacją użytkowników, ich rolami oraz narzędziami takimi jak Office, Outlook i OneDrive nadaje niezastąpioną wartość. Choć może nie przyciągać uwagi pod względem wizualnym z innymi alternatywnymi rozwiązaniami, ale istotne jest, aby nasze aplikacje były wytrzymałe, współgrały z rzeczywistymi warunkami oraz potrzebami biznesowymi.

Rozwiązania, które wpisują się w szarszą pespektywę

Przewagi Power Platform i Power Apps z aplikacjami model-driven są oczywiste, jeśli pojrzymy na cały ekosystem Microsoft. W zasadzie po udostępnieniu licencji użytkownikom wszystko jest spięte. Stąd tytułowe półśrodki i mozolne wyklikiwanie integracji lub użytkowników i uprawnień, albo brak tych półśrodków koncentracja na szlifowaniu procesu a nie kombinacja jak to wszystko zrobić.
  • Integracja z innymi produktami Power Apps jest częścią szerszego ekosystemu Microsoft, co może ułatwić integrację z innymi narzędziami i usługami tej firmy, takimi jak Microsoft 365 (wcześniej Office 365), Microsoft Teams, SharePoint czy Power BI.
  • Jednolita platforma: Power Apps oferuje jednolitą platformę, co oznacza, że różne moduły z Dynamics 365 już na starcie pracują z naszym rozważaniem. To jeszcze bardziej ułatwia zarządzania danymi i procesami. Nowe procesy i aplikacje tworzone z pomocą Power Platform są integralną częścią systemu razem z Microsoft 365 i Dynamics 365.
  • Inteligentne funkcje AI: Power Apps wykorzystuje funkcje sztucznej inteligencji (AI), co może pomóc w analizie danych, prognozowaniu trendów sprzedażowych oraz dostarczaniu bardziej spersonalizowanych rekomendacji działań dla użytkowników. Wspiera też pracę operacyjną jako CoPilot.
  • Rozszerzona funkcjonalność w zakresie analizy danych: Power Apps oferuje zaawansowane narzędzia do analizy danych, co może być istotne dla firm zainteresowanych dogłębnym zrozumieniem swoich klientów i rynków. W pełni integruje się z PowerBI.
  • Jedno miejsce zarzadzania tożsamością i uprawnieniami: Produkty Microsoft korzystają z jednego katalogu użytkowników i uprawnień. Proces przyjmowania i zwalniania pracowników jest niezwykle ułatwiony, kiedy administrator w jednym panelu ma do dyspozycji wszystkie systemy.
Półśrodki w IT, czyli wybór aplikacji silosowych, dedykowanych jednemu procesowi może się czasem sprawdzić. Wybór z pośród tak wielu dostępnych na rynku rozwiązań ma czasem sens. Jednak w większości wypadków, jak wybrać odpowiednią aplikacje do obsługi procesów biznesowych powinno wynikać z prostoty integracji z resztą firmowego środowiska. Z korzyścią dla szybkości drożenia, bezpieczeństwa danych a nawet kosztów obsługi.