W Atteli, dzięki doświadczeniu w projektach cyfrowej transformacji wiemy, jak ogromną rolę we wdrożeniach poza aspektami technicznymi pełni aspekt potrzeb biznesowych. Umiejętne wdrożenie usług Microsoft 365 to nie tylko ich uruchomienie i konfiguracja, ale także uwzględnienie szeroko rozumianej perspektywy biznesowej.

Słuchamy potrzeb, jakie niesie biznes i potrafimy skonfrontować je z technicznymi realiami.

Wiemy, że sukcesem projektu jest zrozumienie przez wszystkich uzasadnienia biznesowego, czyli potrzeb organizacji, ludzi i korzyści, jakie mogą przynieść narzędzia informatyczne.

Obok technicznego aspektu uruchomienia usług Microsoft 365, czyli poczty i katalogu użytkowników wraz z towarzyszącymi aspektami polityk bezpieczeństwa i migracji poczty, grup bezpieczeństwa itp., należy zwrócić uwagę na to, w jaki sposób te elementy zostaną wdrożone, czyli zaadoptowane do bieżącego działania, w taki sposób, by wspierały, ułatwiały, a nawet automatyzowały (codzienne) czynności biznesowe.

Na takie wdrożenie składa się identyfikacja potrzeb, konfiguracje i warsztaty z pracownikami. Przy czym identyfikacja potrzeb, w przypadku cyfryzacji stanowiska pracy (Digital Workplace) wcale nie jest taka oczywista. Pracownicy, nie znając rozwiązań, nie potrafią opisać potrzeb. W naturalny sposób nie zdają sobie sprawy z istnienia rozwiązań. Stąd, taka analiza potrzeb również składa się z warsztatów, przeglądu procedur, identyfikacji największych problemów bieżącej pracy i czynności, które bądź to zajmują czas, bądź to można zautomatyzować.

Kompetencje naszych specjalistów:

Jakie zatem elementy można wdrażać w praktyce?

Jeśli przyjąć, że przeciętna firma dziś zorientowana jest na emeil, kalendarz i dysk sieciowy, a od czasu pandemii stosuje narzędzia typu Teams, Zoom, Meet, to pierwszym krokiem będzie migracja podstawowych usług. Często już tu można osiągnąć wiele ułatwień, wykorzystując więcej z narzędzi takich jak Outlook, kalendarz i zadania. Niech przykładem będzie planowanie spotkań, które w przypadku usługi Exchange („silnik poczty i kalendarza”) dostarcza informacji o zajętości uczestników, sal konferencyjnych itp., oferuje narzędzia wspierające spotkanie i jego efekt (notatki, nagrania, zadania).

Kolejnym naturalnym krokiem jest wdrożenie narzędzi przechowywania i udostępniania (nie tylko plików), a więc zastosowanie SharePoint, OneDrive oraz Teams.

Wpółpraca to kolejny element, który możemy rozwijać przy użyciu zakupionej już licencji Microsoft 365 takich jak: Planner do projektów, Lists do łatwego tworzenia prostych baz danych, Shifts służącego do planowania pracy zmianowej, Booking, Forms, OneNote oraz wielu innych.

W przypadku konkretnych procedur firmowych należy już mocno przemyśleć i czasem przeobrazić (w Microsoft nazywają to rethink) takie procedury w kierunku z jednej strony ułatwień (np. jeśli jest lista ze statusem sprawy, to zbędne jest raportowanie), z drugiej wygody użytkownika (jeśli może zrobić coś raz), a następnie zastosowania prostych obiegów lub bardziej złożonych narzędzi Power Flow czy Automate.

Na to wszystko nakłada się wiedza i adaptacja tych narzędzi przez pracowników. Potrzebne są warsztaty, ćwiczenia i wspólna praca. Efektów nie osiągnie się jednokrotnym szkoleniem z MS Teams. I ze względu na zakres tych narzędzi i ze względu na złożoność wielu elementów i wzajemnego na siebie odziaływania. Najlepszym przykładem są tu pliki. Nikt nie wie co z nimi zrobić, mając do dyspozycji równolegle Teams, Sharepoint oraz OneDrive, a gdzieś z boku dodatkowo Outlook i zasilanie plikami przez zewnętrznych graczy. Na tym przykładzie widać, jak bardzo potrzebna jest firmowa strategia  na użycie narzędzi, a także szkolenie z ich użycia i usprawnienie ich na bazie informacji od pracowników itp. Te działania należy zastosować dla każdego z narzędzi z pakietu Microsoft 365.

Jakie zaangażowanie klienta jest wymagane?

Znaczne. Każda zmiana wymaga czasu, cierpliwości. W komercyjnej organizacji czas kosztuje, mamy tego świadomość. Niestety praca nad cyfryzacją nie może odbyć się bez podmiotu cyfryzowanego. Co więcej, odbywa się na pracującym organizmie. Do współpracy muszą zostać oddelegowani liderzy zmiany, czyli osoby, które mają autorytet wśród zespołu, ale też są otwarte „technicznie” i mają zarezerwowany czas na wspólną pracę. Osoby te mogą się zmieniać w zależności od tematów. Pracownicy muszą mieć przestrzeń na adaptację, ale ich motywacja powinna być moderowana przez liderów zmiany.