Home /
Zarządzaj rozproszonym budżetem, kontroluj wydatki – aplikacja Microsoft Power Platform
System zgłoszeń i akceptacji kosztów
W przypadku organizacji, które swoją pracę opierają na ścisłym zarządzaniu budżetami oraz kontrolowaniu wydatków lub ściśle kontrolują wydatki na poszczególne działy, oddziały, marki lub jednostki biznesowe, istotnym wsparciem może być aplikacja wspierająca proces zgłoszeń i akceptacji kosztów.
Technologia: Microsoft Power Platform, Outlook i Teams, Integracja z Systemami ERP
Przykładowe wymagania
- Firma ma kilka oddziałów oraz jednostek biznesowych.
- Zatrudnionych jest wiele osób, które świadczą usługi na rzecz tych oddziałów i jednostek. Generuje to różnorodne wydatki np. związane z zakupem usług zewnętrznych.
- Istnieją określone poziomy kompetencji i limity wydatków, które wymagają zatwierdzenia przez przełożonego lub kierownika.
- Przyjęto założenia budżetowe oparte na wartościach oddziałów, jednostek oraz kategorii kosztów, które firma aktywnie monitoruje i kontroluje.
- Koszty są związane z projektami wewnętrznymi prowadzonymi przez firmę.
Rozwiązanie
„Nasze rozwiązanie rewolucjonizuje procesy, dostarczając licznych korzyści organizacjom, które pragną skutecznie kontrolować budżet, standaryzować procedury i zwiększać współpracę między zespołami.”
Takie potrzeby spełnia system zgłoszeń i akceptacji kosztów – aplikacja oparta na platformie „low-code” Power Platform.
Usprawnienie procesu zarządzania wydatkami
Zgłaszanie i Zatwierdzanie:
- Aplikacja umożliwia pracownikom w łatwy sposób zgłaszać koszty związane z zakupami, usługami zewnętrznymi czy projektami.
- Proces zatwierdzania staje się intuicyjny dzięki prostym formularzom i zautomatyzowanym przepływom pracy.
Śledzenie kosztów:
- Dzięki zintegrowanej platformie, użytkownicy mogą monitorować koszty na różnych poziomach strukturalnych – od jednostek biznesowych po projekty.
- Śledzenie kosztów w czasie rzeczywistym umożliwia szybką reakcję na ewentualne nieprawidłowości czy nadmiernie wykorzystywane budżety.
Lepsza kontrola finansowa
Automatyzacja Przepływu Pracy:
- Aplikacja automatyzuje cały proces akceptacji i przepływu pracy związany z kosztami.
- Zautomatyzowane etapy akceptacji przyspieszają procedury, jednocześnie eliminując ryzyko ludzkich błędów.
Dostarczanie Analityki Wydatków:
- Wbudowane narzędzia analityczne dostarczają przejrzystych raportów i statystyk dotyczących wydatków.
- Analityka pozwala na głębsze zrozumienie struktury kosztów, ułatwiając podejmowanie strategicznych decyzji finansowych.
Wspieranie współpracy i komunikacji
Akceptacja Wniosków i Dyskusje:
- Aplikacja nie tylko ułatwia akceptację wniosków, ale także sprzyja aktywnej dyskusji w obrębie zespołu.
- Możliwość komentowania i dyskusji w ramach poszczególnych wniosków zwiększa efektywność współpracy oraz integruje procesy w dedykowanej przestrzeni do zarządzania dokumentami.
Integracja z Microsoft Teams i Outlook:
- Po zintegrowaniu z Microsoft Teams i Outlook, współpraca staje się jeszcze bardziej płynna.
- Użytkownicy mogą błyskawicznie komunikować się, wymieniać informacje i podejmować decyzje bez konieczności opuszczania aplikacji, co w efekcie przyspiesza reakcję w kluczowych procesach.
Istotne korzyści aplikacji
Standaryzacja Procesu:
- Proces zarządzania wydatkami jest ustandaryzowany, eliminuje chaos i niejednoznaczność w procedurach.
- Jasne wyodrębnienie etapów zgłaszania, akceptacji i monitorowania zapewnia spójność i przejrzystość.
Bieżąca Kontrola nad Wydatkami:
- Aplikacja umożliwia bieżącą kontrolę nad wydatkami, dzięki dostępowi do rzetelnych danych finansowych.
- Administratorzy mogą szybko reagować na ewentualne nadmierne wykorzystywanie budżetu lub nieprawidłowości w zgłoszeniach.
Bezpieczeństwo Danych:
- Elastyczne zarządzanie dostępem zapewnia, że poszczególne rekordy są dostępne tylko dla określonych grup pracowników.
- Bezpieczeństwo danych jest priorytetem – chroni wrażliwe informacje przed nieautoryzowanym dostępem.
Wykorzystane narzędzia
Microsoft Power Platform:
- Nasz produkt jest efektem wykorzystania zaawansowanej technologii Microsoft Power Platform.
- Platforma „low-code” umożliwia szybkie i efektywne tworzenie aplikacji, jednocześnie zapewniając dostęp do istotnych danych biznesowych.
Integracja z Microsoft Outlook i Teams:
- Aplikacja doskonale współgra z popularnymi narzędziami komunikacyjnymi – Microsoft Outlook i Teams.
- Integracja z tymi platformami nie tylko ułatwia komunikację, ale również usprawnia przepływ informacji i decyzji.
Integracja z Systemami ERP:
- W razie potrzeby bezpośredniego powiązania danych finansowych lub innych kluczowych elementów z systemami typu ERP, nasza aplikacja oferuje pełną integrację.
- Dzięki tej funkcji, organizacje mogą efektywnie zarządzać różnymi aspektami biznesowymi, zachowując spójność danych i procesów.
Bezpieczeństwo w pakiecie
„Efektem tego podejścia jest całkowite zapewnienie bezpieczeństwa danych oraz procesów, co pozwala nam skoncentrować się na efektywnej pracy, mając pewność, że nasze informacje są odpowiednio chronione.”
W ramach kompleksowego podejścia do bezpieczeństwa, nasze rozwiązanie oferuje:
Zarządzanie Użytkownikami i Rolami w Microsoft Entra:
- Proces zarządzania użytkownikami oraz przypisywania ról odbywa się centralnie w środowisku Microsoft Entra.
- Eliminuje to konieczność osobnego zakładania użytkowników w aplikacji, a także konfigurowania ich dostępów.
Centralne Ustawienia Administracyjne w Chmurze Microsoft:
- Wszystkie aspekty związane z użytkownikami i ich rolami są skonfigurowane poprzez ustawienia administracyjne w chmurze Microsoft.
- Dzięki temu podejściu, zarządzanie bezpieczeństwem jest scentralizowane, co zwiększa skuteczność i ułatwia utrzymanie zgodności z normami bezpieczeństwa.